License Optimizer

The big Picture

Supplier management is the process that is responsible for ensuring that suppliers provide a positive cost-benefit ratio, that all contracts with suppliers meet the requirements of the Support the business and all suppliers meet their contractual impediment (source ITIL).

The license Optimizer is part of the supplier and contract Management Information System (SCMIS) and ensures that the measurement of the performance reference by the external software supplier SAP as well as the further allocation to the internal service providers are done correctly can.

The typical users are it organizational units.

Compliance with ITIL Standards

The IT Infrastructure Library (ITIL) is a collection of best practices or good practices in a series of publications that describe a possible implementation of an IT Service Management (ITSM)

The IT Infrastructure Library (ITIL) is a collection of best practices or good practices in a series of publications that describe a possible implementation of an IT Service Management (ITSM)
and are now internationally De facto standard for this (source Wikipedia).

The License optimizer is strictly based on the ITIL standards. The databases, functions and processes correspond in terminology and task to the specifications of ITIL.

SAP License Optimizer

 

Release 13.2

SAP-User-Lizenz-Optimierung für

IT-Organisationen

Big Picture

Werkzeug im Supplier Management und für die interne Leistungsverrechnung

Supplier Management ist der Prozess, der verantwortlich dafür ist, dass Supplier ein positives Kosten-Nutzen-Verhältnis liefern, dass alle Verträge mit Suppliern die Anforderungen des Business unterstützen und alle Supplier ihre vertraglichen Verplichtungen erfüllen (Quelle ITIL).

 

Der License Optmizer ist Teil des Supplier and Contract Management Information System (SCMIS) und stellt sicher, dass die Messung des Leistungsbezugs durch den externen Softwarelieferanten SAP sowie die Weiterverrechnung an die internen Leistungsbezüger korrekt erfolgen kann. Die typischen Anwender sind IT-Organisationseinheiten.

Konformität mit den ITIL-Standards

Die IT Infrastructure Library (ITIL) ist eine Sammlung von Best Practices bzw. Good Practices in einer Reihe von Publikationen, die eine mögliche Umsetzung eines IT-Service-Managements (ITSM) beschreiben und inzwischen international als De-facto-Standard hierfür gelten (Quelle Wikipedia).

Der License Optimizer orientiert sich streng nach den ITIL-Standards. Die Datenbanken, Funktionen und Prozesse entsprechen in Terminologie und Aufgabe den Vorgaben von ITIL.

Nutzungsanalyse als Basis für Verrechnung und Optimierung

Für die Messung des Leistungsbezugs (Systemvermessung) durch den externen Softwarelieferanten SAP oder die Weiterverrechnung an die internen Leistungsbezüger ist es entscheidend, dass den Userstammsätze die richtigen Lizenztypen zugeordnet werden. Der License Optimizer stellt sicher, dass der angewendete Lizenztyp den geltenden policies entspricht. Dabei folgt der License Optimizer folgendem Grundprinzip: Was ein User tatsächlich nutzt oder potentiell nutzen kann entscheidet über dessen Lizenztyp.

Der License Optimizer unterstützt folgende Hauptfunktionen:

  • Optimierung der externen Lizenzvermessung und der internen Leistungsverrechnung
  • Optimierung der Rollennutzung
  • Analyse der Systemnutzung

Der License Optimizer wird zentral in einem einzigen SAP-Mandanten bewirtschaftet. Er führt sämtliche Datenselektionen in den angeschlossenen SAP-Systemen durch und zentralisiert die Ergebnisse im License Optimizer -System. Die für die Systemvermessung notwendigen dezentralen Updates der Lizenztypen in den Userstämmen werden ebenfalls vom License Optimizer durchgeführt.

 

lo_schema

Konfiguration

User-Gruppierung, Analysekomponenten und logische Systeme

Es gilt festzulegen in welchen logischen SAP Systemen welche der Analysekomponenten für welche

User-Gruppierungen zu verarbeiten sind.

Die User-Gruppierungen werden gebildet, indem Felder aus dem User-Stamm als Selektionskriterien genutzt werden.

 

Folgende Analysekomponenten können frei kombiniert und den User-Gruppierungen zugeordnet werden:

  • potentielle Nutzung
    • SUIM-Access Manager-Rollen
    • Welche durch den SUIM-Access Manager Erstellten Rollen sind dem User zugeordnet?
    • SAP-Rollen welche mit dem SAP-Proilgenerator erstellten Rollen sind dem User zugeordnet?
    • Objekte via Open API welche anderen Objekte sind dem User zugeordnet?
  • tatsächliche Nutzung
    • langfristige Nutzung
    • Welche Transaktionen hat der User in einem unbeschränkten Zeitraum durchgeführt? (Die Daten zur langfristigen Nutzung stehen nur zur Verfügung wenn der SUIM-Application Tracer eingesetzt wird)
    • kurzfristige Nutzung Welche Transaktionen hat der User (in dem Zeitraum der im Systemlastmonitor zu Verfügung steht) durchgeführt?
    • Objekte via Open API welche anderen Objekte hat der User durchgeführt?

 

lo_systemlandscape

Lizenztypen

Sowohl für die interne Leistungsverrechnung (ILV) als auch für die externe Leistungsverrechnung

(Systemvermessung durch/für SAP) werden die Lizenztypen deiniert. Die Lizenztypen der ILV entsprechen typischerweise den IT-Services und können so deren Nutzung durch die User abbilden. Die Lizenztypen für die Systemvermessung entsprechen den vertraglich vereinbarten Typen.

 

lo_licensetype

Zuweisung der Lizenztypen

Für die einzelnen Elemente in den Analysekomponenten (SUIM-Rollen, SAP-Rollen, Transaktionen und APIObjekte) muss deiniert werden, welcher Soll-Lizenztyp aus der Nutzung resultieren soll.

 

lo_datamanagement

 

 

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten

Alle anderen notwendigen Customizingeinstellungen (wie Zeiträume für das letzte Login, die Gültigkeiten, Defaultwerte, etc.)

 

Analysen

 

Nutzungsanalyse für Interne Leistungsverrechnung und externe Systemvermessung

 

Das Analyseergebnis wird als hierarchische ALV-Liste dargestellt.

  • Level 1: zeigt die U bersicht aller von den User genutzten Lizenztypen in den beiden Bereichen ILV und Systemvermessung.
  • Pro Lizenztyp werden die Mengen, die Prozentanteile und die Koste/Erlöse angezeigt.
  • Level 2: zeigt pro User jeweils in den beiden Bereichen ILV und Systemvermessung die Soll-/Ist-Lizenztypen
  • Level 3: zeigt pro User/System die eigentliche Nutzung bestehend aus SUIM-Rollen, SAP-Rollen, Transaktionen und API-Objekten sowie die resultierenden Lizenztypen.
  • Level 4: zeigt Details zu den SUIM-Rollen und SAP-Rollen

 

lo_license_overview

 

lo_license_assignation1

 

Update der Lizenztypen in den SAP-User-Stammsätzen

 

Nach der Analyse der Resultate können die User selektiert werden und der Update in den dezentralen System angestossen werden.

 

lo_license_assignation2

 

Analyse/Optimierung der Rollennutzung

Folgende Fragen werden beantwortet:

  • Welche SUIM-Rollen oder SAP-Rollen beinhalten Transaktionen die nicht genutzt werden.
    • Transaktionen können entfernt werden
  • Welcher User hat zugeordnete Rollen deren Transaktionen er nicht nutzt.
    • Rollen können entfernt werden

 

Analyse der Systemnutzung

Pro User werden die genutzten Transkationen ausgewiesen. Die Transkationen sind gemäss ihrer Anwendungskomponente gruppiert. Der maximale Detailierungsgrad zeigt alle Transaktionen pro Tag und User (Anzahl Aufrufe pro Tag).